New Work braucht New Space. Wer flexible Arbeitsweisen einführt, aber das Büro lässt, wie es ist, merkt es spätestens beim ersten Videocall im Großraum: Die neue Arbeitsweise hat keinen Ort. Die gute Nachricht: Es muss nicht alles auf einmal passieren.
Dieser Ratgeber zeigt, welche Zonen ein New Work Büro braucht, wie Rückzugs- und Entspannungsbereiche funktionieren, welche Fläche und Akustik die Arbeitsstättenregeln verlangen und wie Sie Schritt für Schritt umbauen. Welche New Work Konzepte dahinterstehen, von Activity-Based Working bis Vertrauensarbeitszeit, lesen Sie im Überblick.
Inhaltsverzeichnis
- Warum die Raumgestaltung über Erfolg entscheidet
- Die vier Zonen im New Work Büro
- Rückzugs- und Entspannungsbereiche richtig einrichten
- Wie viel Fläche ein Arbeitsplatz braucht
- Ergonomie nicht vergessen
- Akustik: das unterschätzte Thema
- Schritt für Schritt umbauen
- Häufige Fehler beim Umbau
- Fazit
- Häufige Fragen
Warum die Raumgestaltung über Erfolg entscheidet
Der Raum kommuniziert. Lange Tischreihen ohne Ausweichmöglichkeit sagen: Hier wird gearbeitet, wo der Platz zugeteilt ist. Ein Büro mit verschiedenen Zonen, Rückzugsräumen und einer Lounge sagt: Such dir den Ort, der zur Aufgabe passt. Mitarbeitende nehmen das wahr und verhalten sich entsprechend.
Wie stark das wirkt, untersucht das Fraunhofer-Institut für Bauphysik seit 2025 im Forschungsprojekt zur akustischen und visuellen Privatheit am Büroarbeitsplatz. Ausgangspunkt war eine Befragung von über 780 Beschäftigten.
„Fehlende Rückzugsmöglichkeiten führen im Büro schnell zu Stress.“
Der Raum ist deshalb kein Nice-to-have. Er entscheidet, ob die neue Arbeitsweise im Alltag ankommt oder nach drei Monaten wieder in festen Plätzen endet.
Die vier Zonen im New Work Büro
Ein New Work Büro ordnet die Fläche nach Tätigkeiten, nicht nach Personen. Vier Zonen haben sich bewährt:
| Zone | Zweck | Must-have Ausstattung |
|---|---|---|
| Fokuszone | Konzentriertes Einzelarbeiten ohne Unterbrechungen | Akustiktrennwände, kein Durchgangsverkehr, ggf. Einzelkabinen |
| Kollaborationszone | Gemeinsames Denken, Entscheiden, Entwickeln | Offene Tische, Whiteboards, bewegliche Möbel |
| Rückzugszone | Vertrauliche Gespräche, Videocalls | Telefonkabinen oder Einzelpods, Schallschutz |
| Lounge & Begegnung | Informeller Austausch, kurze Erholung | Weiche Möbel, gute Beleuchtung, Pflanzen |
Entscheidend ist nicht, dass es alle vier Zonen gibt, sondern dass sie sich nicht stören: Die Lounge liegt nicht neben der Fokuszone, die Kollaborationsfläche nicht im Durchgang zu den Rückzugsräumen.
Ein New Work Büro funktioniert, wenn…
- alle vier Zonen vorhanden und klar getrennt sind
- Akustik von Anfang an mitgeplant wurde
- Mitarbeitende in die Planung einbezogen wurden
- der Umbau schrittweise mit Feedback erfolgt
Es scheitert, wenn…
- nur Open Space ohne Rückzugsmöglichkeiten gebaut wird
- Akustik als Nachrüstmaßnahme behandelt wird
- der Umbau ohne Beteiligung der Mitarbeitenden kommt
- für Telefonkabinen kein Platz eingeplant ist
Rückzugs- und Entspannungsbereiche richtig einrichten
Rückzug und Entspannung werden oft in einen Topf geworfen. Es sind zwei verschiedene Bedürfnisse, und sie brauchen zwei verschiedene Orte.
Rückzug heißt: ungestört sein und andere nicht stören. Dafür braucht es Orte mit Tür oder wenigstens mit echter akustischer Trennung: Telefonboxen für Calls, kleine Fokusräume für zwei bis vier Personen, abgeschirmte Einzelplätze. Ein Regal mit Pflanzen ist Sichtschutz, aber kein Rückzugsort.
Ein Büro ohne Rückzugsort zwingt jedes Telefonat in den Raum, in dem andere gerade nachdenken wollen.
Entspannung heißt: kurz abschalten, ohne das Büro zu verlassen. Eine Lounge mit weichen Möbeln, eine Teeküche mit Stehtisch, ein Platz am Fenster. Dort darf geredet werden. Genau deshalb gehört dieser Bereich an den Rand der Fläche oder in die Nähe des Eingangs, nicht mitten zwischen die Schreibtische.
Der Möbelhersteller Sedus bringt es auf den Punkt: Menschen verlieren den Fokus nicht wegen Geräuschen, „sondern weil sie keine Kontrolle über ihr Umfeld haben“, so Marketing-Direktor Ernst Holzapfel (Pressemitteilung vom 02.12.2025). Wer einen Ort wählen kann, an dem es ruhig ist, hält Lärm an anderer Stelle besser aus.
Praxis-Tipp
Legen Sie für jede Zone eine einzige Regel fest und hängen Sie sie sichtbar aus, etwa „Fokuszone: keine Telefonate“ oder „Telefonbox: höchstens 30 Minuten am Stück“. Eine Regel je Zone merkt sich jeder, ein Regelwerk liest niemand.
Wie viel Fläche ein Arbeitsplatz braucht
Zonen brauchen Platz, und der ist in den meisten Büros knapp. Die Untergrenze setzt die Arbeitsstättenregel ASR A1.2: Ein Büroraum braucht mindestens 8 m² für den ersten Arbeitsplatz und 6 m² für jeden weiteren, dazu je Arbeitsplatz eine freie Bewegungsfläche von mindestens 1,5 m². Ein Raum für drei Personen muss also mindestens 20 m² groß sein.
Das ist die Untergrenze, kein Planungswert. Wer Fokusplätze, Telefonboxen und eine Lounge unterbringen will, holt die Fläche meist dort, wo Plätze an den meisten Tagen leer stehen. Deshalb steht am Anfang jeder Planung die Frage, wie viele Menschen an einem normalen Tag wirklich da sind. Wie man aus dieser Zählung die Zahl geteilter Plätze ableitet, erklärt der Ratgeber Desk Sharing einführen.
Ergonomie nicht vergessen
Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, richtige Monitorhöhe: New Work bedeutet auch, dass Mitarbeitende gesund bleiben. Wer zwischen Sitzen und Stehen wechselt, arbeitet mit weniger Rückenschmerzen. Gerade bei geteilten Arbeitsplätzen zählt das doppelt, weil sich Tisch und Stuhl in Sekunden auf die nächste Person einstellen lassen müssen. Welche Werte die Arbeitsstättenregel ASR A6 für den Bildschirmarbeitsplatz vorgibt, steht im Ratgeber Ergonomischer Arbeitsplatz im Büro. Welche Tische und Stühle dafür infrage kommen, zeigt die Übersicht Büromöbel von HÖLL.
Akustik: das unterschätzte Thema
Offene Büros scheitern selten an der Idee, sondern am Lärm. Akustikpaneele an Decken und Wänden, Trennwände mit schallschluckenden Materialien und Teppich in den Laufwegen senken den Geräuschpegel messbar.
Auch hier gibt es eine Vorgabe: Die Arbeitsstättenregel ASR A3.7 „Lärm“ nennt für Mehrpersonen- und Großraumbüros eine Nachhallzeit von höchstens 0,6 Sekunden, für Ein- und Zweipersonenbüros 0,8 Sekunden. Ein leerer Raum mit Glas, Beton und Hartboden liegt meist deutlich darüber. Wann Paneele reichen und wann eine geschlossene Kabine sinnvoller ist, vergleicht der Beitrag Akustikpaneele oder Schallschutzkabine.
Schritt für Schritt umbauen
Kein Unternehmen muss alles auf einmal umbauen. Ein bewährtes Vorgehen:
- Ist-Analyse: Wie arbeiten Mitarbeitende heute wirklich? Befragung, Beobachtung und eine Zählung, wie viele Plätze an einem normalen Tag belegt sind.
- Eine Zone umgestalten: etwa den Besprechungsbereich oder die Lounge. Feedback einholen.
- Akustik und Rückzug: Paneele, Trennwände, Telefonboxen.
- Restliche Zonen schrittweise anpassen und nach jeder Etappe nachjustieren.
Checkliste: New Work Büro planen
Vor dem Umbau
- Mitarbeitende befragt: Was funktioniert, was nervt?
- Anwesenheit und Raumnutzung über einige Wochen gezählt
- Platz für Akustik und Rückzugsorte im Budget reserviert
- Planungspartner einbezogen
Beim Umbau
- Vier Zonen eingeplant und so angeordnet, dass sie sich nicht stören
- Akustik vor den Möbeln geplant, nicht danach
- Mindestfläche nach ASR A1.2 eingehalten
- Höhenverstellbare Schreibtische für alle geteilten Plätze
Nach dem Umbau
- Eine Regel je Zone festgelegt und ausgehängt
- Feedback nach vier bis sechs Wochen eingeholt
- Anpassungen eingeplant, kein Umbau ist beim ersten Mal perfekt
Ausführliche Checkliste als PDFDrei Seiten zum Ausdrucken, mit Erklärung zu jedem Punkt, Platz für Verantwortliche und Termine und den Zahlen, die vor der Planung feststehen sollten.
Häufige Fehler beim Umbau
- Akustik als Nachrüstung. Schallschutz muss in der Planung beginnen, nicht enden.
- Zu wenige Rückzugsmöglichkeiten. Eine einzige Telefonbox für die ganze Etage ist dauerbelegt, und dann wird doch am Schreibtisch telefoniert.
- Lounge neben der Fokuszone. Wer entspannt, redet. Wer sich konzentriert, hört es.
- Umbau ohne Beteiligung. Wer nicht gefragt wird, nutzt das Neue nicht.
- Nur Open Space. Ohne Fokuszone und Rückzugsbereich entsteht kein produktives Umfeld.
Fazit
Ein New Work Büro entsteht nicht durch Möbel allein. Zonenkonzept, Rückzugsorte, Akustik und die Beteiligung der Mitarbeitenden entscheiden darüber, ob die neue Arbeitsweise im Alltag funktioniert.
Wie das in einem echten Projekt aussieht, zeigt der New Work Raum, den HÖLL für die Schulz Flexgroup geplant hat.
„Der Mensch steht bei uns im Mittelpunkt und ist uns wichtig. Diese Wertschätzung zeigt sich in verschiedenen Bereichen: Einerseits in einem guten Setting, in dem man sich wohlfühlt und im Team arbeiten kann – wie zum Beispiel in diesem wunderschön gestalteten New Work Raum.“
HÖLL begleitet Unternehmen in Karlsruhe, Baden-Baden und Rastatt bei der Planung moderner Arbeitswelten, vom ersten Workshop über Konzept und Möblierung bis zur Umsetzung, mit einem Ansprechpartner für das ganze Projekt.
Häufige Fragen zum New Work Büro
Was kostet es, ein Büro für New Work umzubauen?
Das hängt an drei Dingen: wie viel Fläche umgebaut wird, wie viel vom Bestand weiterverwendet werden kann und ob Akustik und Rückzugsorte neu entstehen müssen. Eine belastbare Zahl gibt es erst nach einer Bestandsaufnahme vor Ort. Wie HÖLL eine solche Planung aufsetzt, zeigt die Seite Arbeitswelten.
Wie lange dauert ein Büroumbau?
Ein schrittweiser Umbau ohne Auszug zieht sich typisch über mehrere Monate. Wer eine Zone nach der anderen umbaut, kann währenddessen weiterarbeiten.
Wie richte ich Rückzugs- und Entspannungsbereiche im Büro ein?
Getrennt voneinander. Rückzugsorte brauchen akustische Trennung, etwa Telefonboxen, kleine Fokusräume oder abgeschirmte Einzelplätze. Entspannungsbereiche wie Lounge oder Teeküche dürfen lebhaft sein und gehören deshalb an den Rand der Fläche, nicht neben die Fokuszone.
Wie viel Platz braucht ein Büroarbeitsplatz?
Nach der Arbeitsstättenregel ASR A1.2 mindestens 8 m² für den ersten und 6 m² für jeden weiteren Arbeitsplatz im Raum, dazu je Arbeitsplatz 1,5 m² freie Bewegungsfläche. Das ist die Untergrenze; Zonen für Rückzug und Austausch kommen dazu.
Müssen alle Mitarbeitenden zustimmen?
Eine Zustimmungspflicht gibt es nicht, Beteiligung ist aber entscheidend. Wer frühzeitig einbezogen wird, nutzt das neue Büro besser und lehnt Veränderungen seltener ab. Gibt es einen Betriebsrat, muss er nach § 90 Betriebsverfassungsgesetz rechtzeitig unterrichtet und beteiligt werden.
Was ist der Unterschied zwischen New Work Büro und klassischem Büro?
Ein klassisches Büro hat feste Schreibtische und Einzelbüros. Ein New Work Büro bietet Zonen für verschiedene Tätigkeiten, flexible Arbeitsplätze und Räume für Fokus, Zusammenarbeit und Rückzug.
Quellen: Fraunhofer IBP, Pressemitteilung „Privatheit am Büroarbeitsplatz“, 21.10.2025 · Sedus Stoll AG, Pressemitteilung „Hat das Büro ein Fokusproblem?“, 02.12.2025 · ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“ · ASR A3.7 „Lärm“, Werte nach IFA/DGUV · Stand der Regeln: Oktober 2026
