Desk Sharing heißt: Im Büro hat niemand mehr einen eigenen Schreibtisch, alle teilen sich die Arbeitsplätze, und es gibt weniger Plätze als Beschäftigte. Es lohnt sich, wenn an einem normalen Tag ein guter Teil der Plätze leer steht – etwa weil das Team regelmäßig im Homeoffice oder beim Kunden arbeitet. Ob das Modell im Alltag trägt, entscheidet sich an drei Dingen: an der richtigen Zahl von Plätzen, an Regeln, die jeder kennt, und an einer Fläche, die mehr bietet als Tischreihen.
Die Idee ist schnell beschlossen. Schwierig wird es am ersten Dienstag, an dem alle gleichzeitig da sind, an der geteilten Tastatur und an der Frage, wo der Ordner bleibt, der bisher auf dem Tisch lag. Dieser Ratgeber geht die Fragen durch, die vor der Einführung geklärt sein sollten – mit den Zahlen der größten deutschen Befragung zum Thema.
54,5 %
der Beschäftigten, die im Desk Sharing arbeiten, hatten keine Möglichkeit, sich an der Einführung zu beteiligen. Befragt wurden 1.996 Beschäftigte und Führungskräfte. Quelle: DGUV, Institut für Arbeit und Gesundheit, Themenmonitor Desk Sharing, Mai 2024
Inhaltsverzeichnis
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing, auch Desksharing geschrieben, ist ein Bürokonzept, bei dem Beschäftigte keinen persönlich zugeteilten Schreibtisch haben. Wer ins Büro kommt, nimmt einen freien Platz oder bucht ihn vorher; am Abend ist der Tisch wieder leer. Weil nie alle gleichzeitig da sind, gibt es weniger Plätze als Menschen.
Das Modell ist in Deutschland längst kein Experiment mehr. Schon 2021 hatten nach einer Befragung des Fraunhofer IAO in mehr als einem Viertel der Betriebe die meisten Büro-Beschäftigten keinen festen Platz mehr, und über 40 Prozent planten es für die kommenden Jahre. Treiber ist das Homeoffice: Wer zwei Tage die Woche zu Hause arbeitet, lässt seinen Schreibtisch im Büro zwei Tage die Woche leer stehen.
Verwandte Begriffe werden oft durcheinandergeworfen. Hot Desking meint meist die spontane Variante ohne Buchung: Wer zuerst kommt, sitzt. Activity Based Working geht einen Schritt weiter und ordnet die ganze Fläche nach Tätigkeiten – Fokus, Austausch, Telefonat. Desk Sharing ist der Oberbegriff für das Teilen der Plätze; welche Spielart passt, hängt davon ab, wie das Team arbeitet.
Wann lohnt sich Desk Sharing?
Desk Sharing lohnt sich, wenn ein spürbarer Teil der Arbeitsplätze an normalen Tagen leer bleibt und die Arbeit nicht an einem bestimmten Tisch hängt. Es lohnt sich nicht, wenn fast alle jeden Tag da sind oder wenn Arbeitsplätze Spezialausstattung tragen, die nicht jeder braucht. Die Antwort steht also nicht in einer Studie, sondern in der eigenen Anwesenheit.
Desk Sharing passt, wenn …
- das Team regelmäßig im Homeoffice, beim Kunden oder unterwegs arbeitet
- an normalen Tagen sichtbar Plätze leer stehen
- die Arbeit am Notebook läuft und Unterlagen digital liegen
- die Fläche knapp wird, aber Platz für Besprechung und Rückzug fehlt
Desk Sharing passt schlecht, wenn …
- fast alle an fast allen Tagen im Büro sind
- Plätze Spezialtechnik tragen, etwa zwei große Monitore für CAD oder Kassenhardware
- viel mit Papierakten gearbeitet wird, die am Platz bleiben müssen
- nur Fläche gespart werden soll, ohne dass die Fläche besser wird
Der letzte Punkt ist der häufigste Grund, warum Desk Sharing scheitert. Wer Plätze streicht und den gewonnenen Raum leer lässt oder untervermietet, gibt den Beschäftigten weniger und nimmt ihnen den eigenen Tisch. Wer aus der gewonnenen Fläche Besprechungsecken, Telefonboxen und ruhige Plätze macht, gibt ihnen etwas zurück.
Praxis-Tipp
Zählen Sie vier Wochen lang zweimal am Tag, wie viele Plätze besetzt sind – um 10 und um 14 Uhr, ganz einfach mit einer Strichliste. Schätzungen liegen fast immer daneben, und erst die Strichliste zeigt den Spitzentag. Auf den kommt es an, nicht auf den Durchschnitt.
Wie viele Arbeitsplätze braucht man beim Desk Sharing?
So viele, wie am stärksten belegten normalen Tag gebraucht werden, plus eine kleine Reserve. Das Verhältnis von Plätzen zu Beschäftigten heißt Sharing-Quote: 0,75 bedeutet drei Plätze für vier Personen. Bei den meisten Beschäftigten im Desk Sharing reicht der Platz für die Hälfte bis drei Viertel der Belegschaft.
Die DGUV-Befragung zeigt, wie unterschiedlich das umgesetzt wird. Bei rund 17 Prozent der Befragten gab es trotz Desk Sharing für alle einen Platz. Bei 44 Prozent reichte es für etwa drei Viertel, bei 32 Prozent für die Hälfte, bei 8 Prozent nur für ein Viertel der Beschäftigten.
Wie knapp man plant, ist eine Entscheidung über Stimmung. Wer jeden Morgen um einen Platz fürchten muss, kommt früher oder gar nicht – beides ist nicht das Ziel. Deshalb gehören zur Quote zwei Regeln: Was passiert, wenn alle kommen, und welche Ausweichplätze es dann gibt. Feste Teamtage, an denen eine Abteilung sicher Platz hat, entschärfen das meiste.
Desk Sharing spart nur dann Fläche, wenn vorher gezählt wurde, wie viele Menschen wirklich da sind.
Was gilt beim Arbeitsschutz im Desk Sharing?
Für einen geteilten Platz gelten dieselben Regeln wie für einen festen: die Arbeitsstättenverordnung, die ASR A6 für Bildschirmarbeit und die ASR A1.2 für die Fläche. Der Unterschied ist, dass jeder Platz auf jede Person passen muss. Tisch, Stuhl und Bildschirm müssen sich deshalb schnell und ohne Werkzeug einstellen lassen, und die Beschäftigten müssen wissen, wie.
Daraus folgen vier Punkte, die bei festen Plätzen oft nebenbei laufen und beim Teilen zur Pflicht werden:
- Einstellbare Möbel an jedem Platz. Wo eine Person 1,60 m und die nächste 1,95 m groß ist, braucht es höhenverstellbare Tische und Stühle, die sich anpassen lassen. In der DGUV-Befragung hatten 80 Prozent einen höhenverstellbaren Tisch und 86 Prozent einen verstellbaren Stuhl – jede fünfte Person also nicht.
- Unterweisung. Nur 60 Prozent der Befragten wurden mindestens einmal gezeigt, wie sie Tisch und Stuhl auf sich einstellen. Ein Drittel nie. Eine Viertelstunde beim Start erspart Monate mit falsch eingestellten Plätzen.
- Hygiene bei geteilten Geräten. Rund 70 Prozent teilen sich Tastatur und Maus. Eigene Eingabegeräte für jeden oder klare Reinigungsregeln gehören in das Konzept, nicht in die Beschwerde-Mail danach.
- Gefährdungsbeurteilung. Wenn sich die Arbeitsform ändert, muss die Beurteilung angepasst werden – auch für Lärm, Störungen und psychische Belastung.
Welche Maße die ASR A6 für den Bildschirmarbeitsplatz vorgibt, steht im Ratgeber zum ergonomischen Arbeitsplatz nach ASR A6. Für die Fläche bleibt die ASR A1.2 die Untergrenze: 8 m² für den ersten und 6 m² für jeden weiteren Arbeitsplatz im Raum. Desk Sharing ändert daran nichts – es ändert nur, wie viele Plätze man braucht.
Tische und Stühle für geteilte Plätze müssen mehr aushalten als ein Platz, an dem jahrelang dieselbe Person sitzt. Welche Sitz-Steh-Tische und Drehstühle dafür infrage kommen, zeigt die Übersicht Büromöbel für geteilte Arbeitsplätze von HÖLL.
Muss der Betriebsrat bei Desk Sharing zustimmen?
Nicht dem Konzept als Ganzem, aber einzelnen Teilen davon. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat am 6. August 2024 (21 TaBV 7/24) entschieden, dass Desk Sharing und eine Clean-Desk-Regel als solche das Arbeitsverhalten betreffen und nicht mitbestimmungspflichtig sind. Regeln zur Ordnung im Betrieb können es dagegen sein.
Im konkreten Fall nannte das Gericht zwei Punkte, bei denen ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Absatz 1 Nummer 1 Betriebsverfassungsgesetz in Betracht kommt: Vorgaben, wo persönliche Gegenstände vor und nach der Arbeit aufbewahrt werden, und die doppelte Nutzung derselben Fläche als Arbeits- und Pausenraum. Dazu kommen zwei Punkte, die in jedem Desk-Sharing-Projekt auftauchen:
- Buchungssystem: Eine Software, die zeigt, wer wann wo sitzt, kann eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG sein. Dann bestimmt der Betriebsrat mit.
- Planung der Räume: Nach § 90 BetrVG muss der Betriebsrat über die Planung von Arbeitsplätzen und Räumen rechtzeitig unterrichtet werden und mitberaten.
Für die Praxis heißt das: Den Betriebsrat früh dazuholen, auch dort, wo er rechtlich nicht zustimmen muss. Die Betriebsvereinbarung sollte arbeitsrechtlich geprüft werden, bevor sie unterschrieben wird. Gibt es keinen Betriebsrat, lohnt dieselbe Beteiligung trotzdem – mehr als die Hälfte der Befragten hatte bei der Einführung keine Gelegenheit dazu.
Welche Regeln braucht Desk Sharing im Alltag?
Desk Sharing braucht wenige Regeln, die alle kennen und an die sich auch die Führungskräfte halten: wie ein Platz gefunden oder gebucht wird, wie er verlassen wird, wo die eigenen Sachen bleiben und wohin man für Telefonate geht. Mehr als 80 Prozent der Befragten haben solche Nutzungsregeln. Am häufigsten: Platz vor dem Gehen aufräumen, keine persönlichen Gegenstände am Tisch.
| Frage | Was die DGUV-Befragung zeigt | Was daraus folgt |
|---|---|---|
| Wie finde ich einen Platz? | 33 % haben kein Buchungssystem und suchen vor Ort | ab der Größe, ab der man sich nicht mehr auf Zuruf abstimmt: buchen statt suchen |
| Wie lange dauert das? | 50 % brauchen höchstens eine Minute, rund 20 % vier Minuten und mehr | Zeit fürs Suchen und Einrichten im Blick behalten, nicht nur die Quadratmeter |
| Wohin mit meinen Sachen? | knapp 10 % haben gar keine Aufbewahrung | Schließfach oder Rollcontainer für jede Person einplanen |
| Wo telefoniere ich? | nur knapp die Hälfte hat geeignete Rückzugsmöglichkeiten | Telefonboxen und ruhige Räume gehören zur Grundausstattung |
| Wer nimmt teil? | bei knapp 30 % sind vor allem Führungskräfte ausgenommen | wer Ausnahmen macht, begründet sie offen |
Die Ausnahmen in der letzten Zeile verdienen einen zweiten Blick. Wenn die Geschäftsführung ihr Einzelbüro behält und alle anderen täglich einen Platz suchen, liest jeder daraus, was das Konzept wirklich ist. Wer vorangeht, macht es einfacher – oder sagt offen, warum ein Platz fest bleibt, etwa wegen vertraulicher Gespräche.
Wie verändert sich die Bürofläche beim Desk Sharing?
Die Fläche wird nach Tätigkeiten geordnet statt nach Personen. Neben den geteilten Schreibtischen braucht es Orte für konzentriertes Arbeiten, für Telefonate und Videocalls, für Besprechungen im Team und eine Zone für die Schließfächer. Ohne diese Orte landet alles am Schreibtisch – und dann stört jedes Telefonat die Nachbarn.
Genau hier liegen die größten Klagen der Befragten: Ein Viertel kann wegen der Lautstärke nicht konzentriert arbeiten, und ein Viertel wird häufig gestört oder unterbrochen. Akustik gehört deshalb in die erste Planungsrunde, nicht in die Nachrüstung. Welche Maßnahmen gegen Lärm am meisten bringen, ordnet der Ratgeber Lärm im Büro reduzieren; wie Fokus-, Austausch- und Rückzugszonen zusammenpassen, zeigt New Work Büro einrichten.
Viele Teams, die Desk Sharing einführen, arbeiten auch zu Hause. Was der Arbeitgeber dort stellen muss und was nicht, erklärt der Beitrag zum Telearbeitsplatz. Beides gehört in ein Konzept: Wer im Büro auf einen festen Platz verzichtet, braucht zu Hause einen, der funktioniert.
HÖLL in Baden-Baden plant solche Flächen mit Unternehmen in Mittelbaden – von der Zählung der Anwesenheit über das Zonenkonzept bis zu Möbeln, Akustik und Technik. Wie dieser Weg vom ersten Workshop bis zur fertigen Fläche aussieht, zeigt die Seite Arbeitswelten planen mit HÖLL.
Checkliste: Desk Sharing einführen
Checkliste: Desk Sharing einführen
Vorher klären
- Anwesenheit über mehrere Wochen gezählt, Spitzentag bekannt
- Arbeitsplätze mit Spezialausstattung erfasst und bewusst fest geplant
- Sharing-Quote festgelegt, mit Ausweichregel für volle Tage
- Betriebsrat früh einbezogen, Betriebsvereinbarung arbeitsrechtlich geprüft
- Beschäftigte befragt: Was brauchen sie, um ohne festen Platz gut zu arbeiten?
Fläche und Ausstattung
- Höhenverstellbare Tische und einstellbare Stühle an jedem geteilten Platz
- Gleiche Technik an allen Plätzen: Dockingstation, Bildschirm, Anschlüsse
- Schließfach oder Rollcontainer für jede Person
- Telefonboxen, ruhige Plätze und Besprechungsräume eingeplant
- Akustik in der ersten Planungsrunde berücksichtigt
Regeln und Start
- Buchung oder Platzwahl geregelt, für alle gleich
- Clean-Desk- und Hygieneregeln für Tastatur und Maus festgelegt
- Gefährdungsbeurteilung angepasst
- Alle unterwiesen, wie sie Tisch, Stuhl und Bildschirm einstellen
- Nach acht Wochen nachgefragt und nachjustiert
Fazit
Desk Sharing ist eine Entscheidung über Fläche und über Gewohnheiten zugleich. Es trägt, wenn die Zahl der Plätze aus der echten Anwesenheit kommt, wenn jeder Platz sich auf jeden einstellen lässt und wenn die gewonnene Fläche Orte schafft, die vorher gefehlt haben. Wer dazu die Beschäftigten und den Betriebsrat früh einbindet, hat die meisten Konflikte gelöst, bevor sie entstehen.
Für ein Gespräch über Ihre Fläche erreichen Sie das Team Arbeitswelten über das Kontaktformular Arbeitswelten.
Häufige Fragen zu Desk Sharing
Ist Desk Sharing dasselbe wie Hot Desking?
Nicht ganz. Hot Desking bezeichnet meist die spontane Variante ohne Buchung: Wer zuerst da ist, wählt den Platz. Desk Sharing ist der Oberbegriff für das Teilen von Arbeitsplätzen und kann auch feste Teamtage oder ein Buchungssystem einschließen.
Dürfen Mitarbeitende beim Desk Sharing persönliche Dinge am Platz lassen?
Meist nicht über Nacht, denn der Platz soll für die nächste Person frei sein. Deshalb braucht jede Person eine feste Aufbewahrung, etwa ein Schließfach. Wo und wie persönliche Gegenstände aufbewahrt werden, kann nach dem LAG Baden-Württemberg der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegen.
Wie viel Zeit kostet die Platzsuche?
In der DGUV-Befragung brauchte die Hälfte höchstens eine Minute am Tag für Suche oder Buchung, rund ein Fünftel vier Minuten und mehr. Dazu kommt das Einrichten am neuen Platz, das bei gut 16 Prozent länger als fünf Minuten dauerte.
Sollten Führungskräfte auch am Desk Sharing teilnehmen?
Das ist keine Rechtsfrage, sondern eine der Glaubwürdigkeit. Bei knapp 30 Prozent der Befragten sind vor allem Führungskräfte ausgenommen. Wer Ausnahmen macht, sollte sie offen begründen, etwa mit vertraulichen Gesprächen, damit das Konzept nicht als reine Sparmaßnahme gelesen wird.
Was passiert, wenn an einem Tag alle ins Büro kommen?
Dafür braucht das Konzept eine Ausweichregel: Besprechungsräume als Arbeitsplätze, feste Teamtage oder eine Reserve bei der Zahl der Plätze. Wer die Quote am Spitzentag ausrichtet statt am Durchschnitt, erlebt diesen Fall selten.
Quellen
- DGUV, Institut für Arbeit und Gesundheit (IAG): Themenmonitor Desk Sharing – Umfrage zu psychischer Belastung, Rundschreiben 0170/2024 vom 15.05.2024, n = 1.996
- DGUV, Pressemitteilung „Umfrage zum Desk Sharing“ vom 21.03.2023, mit Ergebnissen der Fraunhofer-IAO-Befragung 2021
- Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg, Beschluss vom 06.08.2024, 21 TaBV 7/24; Einordnung: Heuking, Fachbeitrag vom 31.10.2024
- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87 Absatz 1 Nummer 1 und 6, § 90
- Arbeitsstättenverordnung, ASR A6 „Bildschirmarbeit“ (Juli 2024) und ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)
