Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, die 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz gemacht haben, Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen. Für alle anderen gilt diese Pflicht ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können muss eine E-Rechnung schon heute jedes Unternehmen – das gilt seit dem 1. Januar 2025.
Für die meisten Betriebe ist der Januar 2027 also weniger ein Stichtag als ein Anlass: Spätestens jetzt lohnt sich der Blick darauf, was mit einer Rechnung passiert, nachdem sie im Postfach gelandet ist.
Inhaltsverzeichnis
- Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
- Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?
- Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
- Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
- Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
- Was ändert sich im Büro, wenn Rechnungen als Datensatz kommen?
- Checkliste: E-Rechnung bis Januar 2027 vorbereiten
- Fazit
- Quellen
- Häufige Fragen
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 jedes Unternehmen, dessen Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag – für alle Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Wer 2026 höchstens 800.000 Euro umgesetzt hat, darf bis Ende 2027 noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG, also nicht der Gewinn und nicht der Umsatz einer einzelnen Sparte. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig Rechnungen an Unternehmen im Ausland.
| Seit / ab | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen können | alle Unternehmen im Inland |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen ausstellen | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen | alle übrigen Unternehmen |
Eine Sonderregel gibt es für Betriebe, die schon heute Rechnungen per EDI austauschen, also über eine feste Datenverbindung zwischen zwei Firmen: Sie dürfen dieses Verfahren mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiter nutzen, auch wenn es nicht dem neuen Format entspricht.
800.000 Euro
Gesamtumsatz im Vorjahr – wer darüber liegt, stellt ab dem 1. Januar 2027 nur noch E-Rechnungen an Geschäftskunden aus. Quelle: § 27 Abs. 38 UStG
Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen von Geschäftspartnern annehmen können, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe. Das gilt auch für Kleinunternehmer und für Betriebe, die nur steuerfreie Umsätze haben.
„Empfangen können“ heißt mehr als ein E-Mail-Postfach. Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem maschinenlesbaren Format, die ein Mensch ohne passende Software kaum lesen kann. Wer sie nur öffnet, ausdruckt und abtippt, hat die Pflicht formal erfüllt – und den Vorteil verschenkt.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-, JPG- oder Word-Datei gilt steuerlich als „sonstige Rechnung“, weil ihr die strukturierten Daten fehlen. Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen; in Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
ZUGFeRD ist ein Mischformat: eine PDF-Datei, in die die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Sie sieht aus wie eine gewohnte Rechnung und gilt trotzdem als E-Rechnung, solange der eingebettete Datensatz die Norm erfüllt. XRechnung dagegen ist nur der Datensatz – zum Anschauen braucht es ein Programm, das ihn darstellt.
Praxis-Tipp
Ob in einer eingegangenen PDF-Rechnung ein Datensatz steckt, zeigt der PDF-Reader: In Adobe Acrobat Reader blendet das Büroklammer-Symbol in der linken Leiste die Anhänge ein. Steht dort eine XML-Datei, ist es eine ZUGFeRD-Rechnung. Fehlt sie, ist es eine sonstige Rechnung – die bis Ende 2026 von allen und bis Ende 2027 von kleineren Lieferanten noch zulässig ist.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen. Ausgenommen sind außerdem Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa viele Leistungen von Ärzten oder Versicherungen.
Im Alltag eines Büros heißt das: Der Tankbeleg und das Parkticket bleiben, wie sie sind. Die Rechnungen von Lieferanten, Dienstleistern und Großhändlern kommen dagegen nach und nach als Datensatz.
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Im Originalformat, unverändert und lesbar, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung ist das Original der strukturierte Datensatz, nicht ein Ausdruck und nicht eine daraus erzeugte PDF. Wer nur das hübsche Bild ablegt und die XML-Datei löscht, hat die Rechnung steuerlich nicht aufbewahrt.
Daraus folgen zwei praktische Fragen. Erstens: Wo liegt das Archiv, und wer kann es durchsuchen, wenn die Betriebsprüfung eine Rechnung von 2027 sehen will? Zweitens: Ist dieses Archiv gesichert? Ein Archiv, das nur auf einem Rechner im Büro liegt, ist bei einem Festplattenschaden oder einem Verschlüsselungsangriff mit verloren. Wie eine Datensicherung für das Unternehmen aussieht, die auch das Rechnungsarchiv einschließt, gehört deshalb in dieselbe Planung.
Die Pflicht verlangt ein neues Format. Den Nutzen bringt ein neuer Weg.
Was ändert sich im Büro, wenn Rechnungen als Datensatz kommen?
Im besten Fall wird keine Eingangsrechnung mehr abgetippt. Weil die E-Rechnung ihre Daten mitbringt – Lieferant, Betrag, Steuersatz, Fälligkeit –, kann eine Software sie auslesen, prüfen und an die Buchhaltung übergeben, ohne dass jemand die Zahlen von Hand überträgt. Wer die Pflicht nur formal erfüllt, druckt die Datei aus und arbeitet weiter wie bisher.
Der Unterschied steckt im Weg, den eine Rechnung nimmt. Heute wird sie in vielen Betrieben ausgedruckt, abgezeichnet, ins Buchhaltungsprogramm getippt, abgeheftet und irgendwann eingescannt. Mit einer automatischen Erfassung landet sie im Postfach, wird erkannt, mit der Bestellung abgeglichen, zur Freigabe weitergereicht und revisionssicher abgelegt.
Papierrechnungen verschwinden dabei nicht über Nacht. Kleinbeträge, ausländische Lieferanten und kleinere Firmen bis Ende 2027 schicken weiter Papier oder PDF. Ein guter Erfassungsweg nimmt deshalb beides an: die E-Rechnung direkt, die Papierrechnung über den Scanner des Multifunktionsgeräts, das ohnehin im Flur steht.
So arbeitet zum Beispiel die AWO Baden-Baden: Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst und an die Finanzbuchhaltung übergeben, damit sie fristgerecht bearbeitet werden. HÖLL in Baden-Baden richtet solche Erfassungswege ein, vom Scanner bis zur Ablage. Was dazu gehört, zeigt der Bereich Scanning und Dokumentenmanagement bei HÖLL.
Das Ausstellen der eigenen E-Rechnungen ist eine andere Baustelle: Das erledigt die Warenwirtschaft oder das Buchhaltungsprogramm. Ob es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, beantwortet der Hersteller der Software oder die Steuerberatung.
Checkliste: E-Rechnung bis Januar 2027 vorbereiten
In dieser Reihenfolge
- Gesamtumsatz 2026 mit der Steuerberatung klären: über oder unter 800.000 Euro?
- Beim Hersteller der Warenwirtschaft bzw. Buchhaltungssoftware nachfragen, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt
- Großkunden fragen, in welchem Format und über welchen Weg sie Rechnungen empfangen wollen
- Eine feste E-Mail-Adresse nur für Eingangsrechnungen einrichten und Lieferanten mitteilen
- Festlegen, wie eingehende E-Rechnungen geprüft, freigegeben und gebucht werden
- Archiv für den XML-Datensatz bestimmen und in die Datensicherung aufnehmen
- Entscheiden, wie Papierrechnungen künftig in denselben Weg kommen (Scannen und Erfassen)
- Bestehende EDI-Verbindungen prüfen: bis Ende 2027 weiter zulässig, danach nur im neuen Format
Fazit
Die E-Rechnung ist ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht beim Ausstellen, ab 2028 für alle. Empfangen und im Originalformat aufbewahren muss sie schon heute jeder Betrieb. Wer nur das Format umstellt, hat eine Pflicht erledigt; wer den Weg der Rechnung durchs Büro neu ordnet, spart danach jeden Monat Arbeit.
Quellen
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Abs. 38 (Übergangsregelungen, Umsatzgrenze 800.000 Euro, EDI): gesetze-im-internet.de
- Umsatzsteuergesetz, § 14 (Begriff der E-Rechnung, Empfangspflicht): gesetze-im-internet.de
- Umsatzsteuergesetz, § 14b (Aufbewahrung von Rechnungen): gesetze-im-internet.de
- Bayerisches Landesamt für Steuern – Einführung der E-Rechnung (Fristen, Formate, Ausnahmen, Archivierung, BMF-Schreiben): lfst.bayern.de
- Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur E-Rechnung: bundesfinanzministerium.de
- IHK München – Elektronische Rechnungen: ihk-muenchen.de
Stand: 27. Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung; ob und ab wann die Pflicht ein bestimmtes Unternehmen trifft, klärt die Steuerberatung.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn mein Umsatz 2026 genau 800.000 Euro beträgt?
Dann darf das Unternehmen die Übergangsregel noch nutzen. Das Gesetz knüpft die Verlängerung bis Ende 2027 an einen Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro.
Darf ich bis 2027 noch PDF-Rechnungen verschicken?
Rechnungen für Umsätze bis Ende 2026 ja. Für Umsätze ab 2027 nur, wenn der eigene Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug, und als elektronische Datei nur mit Zustimmung des Empfängers.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen.
Reicht es, die E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzuheften?
Nein. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz im Originalformat, acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF ersetzt ihn nicht.
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1, wenn der eingebettete Datensatz der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die PDF-Ansicht ist dann nur die lesbare Beigabe.
