Ein Konferenzraum der zu klein geplant ist, führt zu eng besetzten Meetings. Einer der zu groß ist, kostet Mietfläche ohne Nutzen. Die richtige Größe – und die richtige Einrichtung – entscheiden darüber ob Meetings produktiv ablaufen oder nicht.
Dieser Ratgeber zeigt wie Sie einen Konferenzraum richtig dimensionieren, welche Tischformen für welche Nutzung passen und welche Planungsfehler am häufigsten auftreten.
Inhaltsverzeichnis
Wie groß muss ein Konferenzraum sein?
Die Arbeitstättenverordnung schreibt keine spezifischen Größen für Besprechungsräume vor. Als Planungsrichtwert hat sich etabliert:
| Personenanzahl | Empfohlene Raumgröße | Hinweis |
|---|---|---|
| 2–4 Personen | 12–16 m² | Kleines Besprechungszimmer oder Meetingbox |
| 6–8 Personen | 20–30 m² | Standardkonferenzraum |
| 10–12 Personen | 30–40 m² | Großer Konferenzraum |
| 15–20 Personen | 50–70 m² | Besprechungsaula, Schulungsraum |
Richtwert pro Person: 2,5–3,5 m² Nettofläche am Tisch zuzüglich Verkehrsflächen (Gänge, Zugang zu Technik). Komfortabel ist 3–4 m² pro Person.
Tischform und Raumlayout
| Tischform | Geeignet für | Nachteil |
|---|---|---|
| Rechteckig | Präsentationen, Statusmeetings | Hierarchisch, Sichtkontakt eingeschränkt |
| Oval/rund | Diskussionen, gleichwertige Teilnahme | Schlechter für große Gruppen |
| U-Form | Workshops, Schulungen mit Presenter | Viel Platzbedarf |
| Parlamentarisch | Vorträge, Schulungen (viele Personen) | Kein direkter Austausch unter Teilnehmenden |
| Insellayout | Gruppenarbeit, Workshop | Mehrere Tischinseln nötig |
Für Konferenzräume die sowohl für Meetings als auch Workshops genutzt werden: flexible Möbel die sich umstellen lassen – leichte Einzeltische statt fest montierter Konferenztische.
Grundausstattung
- Bestuhlung: Ergonomische Konferenzstühle – auch kurze Meetings werden länger wenn jemand unbequem sitzt
- Technik: Display, Videokonferenzanlage, ausreichend Steckdosen und Anschlussmöglichkeiten
- Whiteboard oder Flipchart: für spontane Visualisierungen
- Verdunkelung: Jalousien oder Vorhang bei Sonneneinstrahlung auf Displays
- Klimatisierung: Bei geschlossenen Räumen und mehr als 4 Personen schnell nötig
Akustik im Konferenzraum
Konferenzräume brauchen bessere Akustik als normale Büros. Grund: Sprachverständlichkeit ist hier das primäre Ziel. Nachhallzeit-Zielwert für Besprechungsräume: unter 0,4 Sekunden.
Kritisch sind Räume mit Glaswänden, glatten Betondecken oder Hartbodenbelägen. Hier sind Akustikpaneele an Wand oder Decke keine Option – sie sind Voraussetzung für produktive Meetings.
„Die häufigste Klage nach Umbau: ‘Der Raum sieht toll aus, aber man versteht sich schlecht.’ Glaswände sind modern und lässt Tageslicht durch – aber ohne Akustikmaßnahmen klingen sie wie ein Hallbad.“
Häufige Planungsfehler
- Zu wenig Plätze kalkuliert. Konferenzräume werden oft für den Standardfall geplant – nicht für den Maximalfall. Ein Puffer von 20–30 % ist sinnvoll.
- Fester Konferenztisch ohne Flexibilität. Wer nur einen großen festen Tisch hat, kann den Raum nicht für Workshops umstellen.
- Keine Verdunkelung. Direkte Sonneneinstrahlung auf Displays macht Präsentationen unleserlich.
- Technik ohne Akustik geplant. Die beste Videokonferenzanlage klingt schlecht wenn der Raum hallt.
- Schlechte Beleuchtung für Videocalls. Wer vor einem hellen Fenster sitzt, erscheint als Silhouette auf dem Bildschirm der Gegenseite.
Checkliste: Konferenzraum planen
Größe und Layout
Technik und Komfort
Akustik
Fazit
Ein gut geplanter Konferenzraum braucht die richtige Größe, die passende Tischform, funktionierende Technik – und Akustik die Sprachverständlichkeit sicherstellt. Wer diese vier Aspekte von Anfang an zusammen denkt, bekommt einen Raum der wirklich genutzt wird.
Höll plant und richtet Konferenzräume für Unternehmen in Karlsruhe, Baden-Baden und Rastatt ein – Möblierung, Akustik und Technik aus einer Hand.
Häufige Fragen zum Konferenzraum
Wie viel Platz braucht ein Konferenzraum pro Person?
Richtwert: 2,5 bis 3,5 m² Nettofläche am Tisch plus Verkehrsflächen. Komfortabel sind 3 bis 4 m² pro Person.
Welche Tischform ist für Meetings am besten?
Für Diskussionen und gleichwertige Teilnahme: oval oder rund. Für Präsentationen: rechteckig. Für Workshops: flexible Einzeltische die sich umstellen lassen.
Braucht ein Konferenzraum eine Klimaanlage?
Ab ca. 8 Personen in einem geschlossenen Raum wird eine Klimatisierung oder aktive Lüftung empfohlen – die Körperwarmme erhöht die Raumtemperatur schnell.
Wie wichtig ist die Akustik im Konferenzraum?
Sehr wichtig. Nachhallzeit-Zielwert für Besprechungsräume: unter 0,4 Sekunden. Glaswände und harte Böden ohne Akustikmaßnahmen klingen schlecht.
Was kostet ein Konferenzraum komplett einzurichten?
Kleiner Raum (4–6 Personen): ab 5.000–10.000 Euro inkl. Möbel und Basistechnik. Größere Räume ab 15.000 Euro aufwärts je nach Ausstattung.