Managed Print Services: Druckkosten senken, Prozesse verbessern
Warum Druckprozesse oft zu teuer sind
In vielen Unternehmen sind die Druckprozesse über Jahre hinweg gewachsen – jedoch selten geplant. Unterschiedliche Gerätetypen, dezentrale Beschaffung, unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Verbrauchsanalysen führen zu einem intransparenten, ineffizienten und kostenintensiven Druckmanagement. Die IT-Abteilung wird mit banalen Supportfällen belastet, Toner wird manuell nachbestellt – oft erst dann, wenn er schon fehlt – und niemand weiß, welche Geräte tatsächlich wirtschaftlich arbeiten.
Was sind Managed Print Services?
Managed Print Services (MPS) sind ein strategisches Konzept, das sämtliche Druckprozesse eines Unternehmens zentralisiert, standardisiert und optimiert. Höll übernimmt die Planung, den Betrieb und das Management Ihrer gesamten Druckinfrastruktur. Dazu zählen Hardware, Verbrauchsmaterialien, Service, Monitoring und Softwarelösungen zur Dokumentenverarbeitung und -sicherheit.
Vorteile im Überblick:
- Kostentransparenz & Einsparungen: Senken Sie Ihre Druckkosten um bis zu 30–40 %
- Bessere Verfügbarkeit: Vermeidung von Ausfallzeiten durch proaktive Wartung
- Entlastung der IT: Weniger First-Level-Support durch automatisierte Prozesse
- Nachhaltigkeit: Ressourcenschonender Einsatz durch energieeffiziente Geräte und optimierte Nutzung
Unsere Leistungen im Detail
✔ Analyse & Beratung
Zu Beginn analysieren wir Ihre bestehende Drucklandschaft – Geräte, Standorte, Nutzungsverhalten und Kostenstruktur. Auf Basis dieser Daten erstellen wir ein individuelles Optimierungskonzept.
✔ Standardisierte, leistungsfähige Geräteflotte
Wir konsolidieren Ihre Geräteanzahl und setzen auf einheitliche, zuverlässige Multifunktionssysteme. Das senkt nicht nur den Energieverbrauch, sondern auch die Support- und Wartungsaufwände.
✔ Automatisiertes Verbrauchsmaterial-Management
Unsere Systeme erkennen automatisch, wann Toner oder Tinte knapp werden. Die Nachbestellung erfolgt ohne Zutun Ihrer Mitarbeitenden – rechtzeitig, zuverlässig und effizient.
✔ Monitoring, Reporting & Kostenkontrolle
Über unser zentrales Dashboard erhalten Sie Einblick in alle relevanten KPIs: Druckvolumen, Nutzungsverteilung, Fehlerquoten und mehr. So behalten Sie jederzeit den Überblick und steuern gezielt.
✔ Datenschutz & Dokumentensicherheit
Mit PIN-Druck, Follow-Me-Printing und verschlüsselter Datenübertragung schützen wir Ihre sensiblen Informationen zuverlässig. So erfüllen Sie auch Anforderungen an Datenschutz & Compliance.
✔ Integration digitaler Workflows
Unsere MPS-Lösungen ermöglichen nicht nur Drucken und Kopieren, sondern auch die Integration in digitale Workflows wie Scan-to-Cloud, OCR-Erkennung oder automatisierte Ablageprozesse.
Praxisbeispiel: Druckoptimierung bei einem Mittelständler
Ein regionales Handelsunternehmen mit 120 Mitarbeitenden verzeichnete durch manuelle Tonerbestellung, ineffiziente Geräte und fehlende Wartung jährlich Druckkosten im fünfstelligen Bereich. Nach Einführung eines MPS-Konzepts durch Höll wurde die Geräteflotte um 60 % reduziert, die Tonerversorgung automatisiert und der gesamte Druckprozess digitalisiert. Ergebnis: 42 % Kostenersparnis, mehr Nachhaltigkeit und eine deutlich entlastete IT-Abteilung.
Für wen eignet sich MPS?
Unsere Managed Print Services lohnen sich besonders für:
- Unternehmen mit verteilten Standorten oder Filialstrukturen
- Mittelständler mit einem hohen Dokumentenaufkommen
- Schulen, Behörden und Bildungseinrichtungen
- Organisationen, die Nachhaltigkeit und Effizienz verbinden möchten
Fazit: Ihr Weg zu schlankeren, günstigeren Druckprozessen
Managed Print Services bieten nicht nur unmittelbare Kostenvorteile, sondern sind auch ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung, Nachhaltigkeit und effizienter Prozessgestaltung. Höll begleitet Sie auf diesem Weg – persönlich, erfahren und mit maßgeschneiderten Lösungen.