horst höll Erfolgsstory

Optimierung der Output
Landschaft bei menzerna

- Kompetenz für den Mittelstand -


menzerna bündelt seit mehr als 120 Jahr das Wissen rund um Polituren für Möbel, Musikinstrumente, Uhren, Schmuck, Armaturen, Haushaltswaren und Automobile.

Das Ötigheimer Unternehmen im Landkreis Rastatt gehört zu den weltweit führenden seiner Branche. Der Gedankenspeicher Papier ist dabei ein unverzichtbarer Bestandteil, wenn es um die Entwicklung neuer Produkte und die Verbesserung bestehender Rezepturen geht. Eine effiziente und reibungslos funktionierende Drucker- und Kopiererflotte spielt eine entscheidende Rolle für das Rastatter Unternehmen und war der Hauptgrund für die Weiterentwicklung und Konsolidierung durch horst höll Büroeinrichtung GmbH.
Den Anstoß zur Optimierung der Output-Landschaft des Poliermittel-Spezialisten menzerna gab ein defekter Kopierer. Stefan Schlager, IT-Manager des Herstellers, fragte beim Fachhandelshaus horst höll, das zugleich Mitglied der Genossenschaft Soennecken und der IT-Fachhandelsvereinigung Compass-Gruppe ist, nach einer Reparatur. Während der Reparaturzeit bekam menzerna als Ersatz einen Konica Minolta Bizhub C220 als Testgerät gestellt. Vertriebsprofi , Armin Haitz von horst höll Büroeinrichtung nahm die Bereitstellung des Multifunktionsgerätes (MFP) zum Anlass gemeinsam mit dem IT-Manager genauer hinter die Kulissen der Arbeitsabläufen bei menzerna zu schauen. Schließlich müssen rund 16.000 Seiten davon 6.500 Farb-Seiten pro Monat in der Rastatter Zentrale verarbeitet werden. „Wir hatten eine wilde Landschaft aus rund 20 Tintenstrahldrucker, Laserdrucker und Kopierer im Einsatz. Da war schnell klar,dass wir durch eine Optimierung der Drucklandschaft viel gewinnen konnten“, erklärt der IT-Manager. Hinzu kam ein großes Lager bestehend aus unterschiedlichsten Tonern und Tinten, das Lagerfläche und Kapital band.

Die Lösung: Vereinfachtes Handling der Outputlandschaft
Mit Peter Kreuter, Kaufmännischer Leiter von menzerna, war schnell auch die Unternehmensleitung vom Nutzen einer optimierten Outputlandschaft überzeugt. „Es gaben nicht nur die harten, sondern vielmehr die weichen Kosten den Ausschlag für die Optimierung der Druckerflotte“, so Kreuter. Durch die einheitliche Ausstattung mit sieben Konica Minolta Bizhub MFPs, davon zwei A3- und vier A4-Druck-Farbsysteme sowie eine s/w A4-MFP, vereinheitlichte sich die Bedienung für die Mitarbeiter erheblich. Zusätzliche Funktionen, wie Fax, Scan-to-Mail in Ordnerstrukturen und die Möglichkeit des Farbdrucks stehen nun allen Angestellten von menzerna zur Verfügung. Im Problemfall, etwa bei einem Papierstau oder Ausfall des Drucker oder Kopierer, kann der Druckjob ohne weiteres an eine andere Maschine weitergeleitet werden. Außerdem vereinfacht sich die Pflege durch die IT-Administration. Statt verschiedenster Firmware- und Treiber-Software im Auge behalten zu müssen, beschränkt sich der Aufwand für Stefan Schlager nun auf zwei Varianten.

Bevor jedoch die neu Struktur an den Start gehen konnte, musste noch eine Hürde seitens des von menzerna verwendeten Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP, genommen werden. „Die Treiber mussten zu unserem System passen, sonst wäre ein Druck aus unserem ERP-System, das auf Linux basiert, nicht möglich gewesen“, erklärt der IT-Manager. Diese Hürde konnte schnell und unkompliziert mit dem Software Hersteller Abas abgeklärt werden. Die Umstellung auf das neue Konzept, inklusive Abbau der alten Maschinen und Inbetriebnahme der neuen Druckgeräte und MFPs, erfolgte innerhalb eines einzigen Tages. Statt auf dezentral platzierte Arbeitsplatzgeräte, setzte das Team des Baden-Badener Fachhandelshauses ausschließlich auf Workgroup-Maschinen, die an zentralen Punkten innerhalb von Verwaltung, Labor, Vertrieb und Produktion aufgestellt wurden und für jeden Mitarbeiter schnell und einfach zu erreichen sind. Die Überwachung der neuen MFP-Flotte übernimmt das Compass-Tool Fleetmanagement, das auf dem menzerna Server installiert wurde. Die Fleetmanagement-Software meldet zu niedrigen Tonerstände sowie Störungen und Zählerstände an die Baden-Badener horst höll Zentrale. Der Techniker ist innerhalb von 4-8 Stunden vor Ort zur Störungsbeseitigung. Der Service beinhaltet ebenso die direkte Lieferung und den Einbau der Toner durch einen Mitarbeiter der horst höll Büroeinrichtungs GmbH.

Professionelle Durchführung
„Generell konnten wir das Projekt sehr schnell umsetzen“, so Armin Haitz. Insgesamt benötigte das Team des Fachhandelshauses zwei Monate inklusive Planung, Analyse und Installation. Das neue Druckkkonzept wurde von allen Mitarbeitern bei menzerna in Rastatt gut angenommen. „Wir haben keinerlei Beschwerden seitens der Kollegen erhalten“, so Stefan Schlager. Hinzu komme, dass die Mehrwerte der Systeme und die nebenbei gewonnenen Zusatzfunktionen, wie Netzwerkscan nd IP Fax immer mehr genutzt werden. Außerdem bietet die neue Struktur die notwendige Basis, um ein einheitliches Dokumenten Management System (DMS) aufsetzen zu können... „Wir werden in ein bis zwei Jahren so weit sein erklärte Kreuter. Hier signalisiert Haitz schon heute, die professionelle Unterstützung der DMS Abteilung aus dem Hause höll zu. Trotz alle dem wird für menzerna das Medium Papier weiterhin eine wichtige Rolle spielen. „Wir sind neuen Technologien sehr aufgeschlossen.

Und dennoch: Papier ist für uns ein unverzichtbarer Gedankenspeicher, um Informationen zu konservieren. Wenn ein Artikel die verschiedenen Abteilungen durchläuft, wird er von einem Papierformular begleitet. Ohne dieses funktionieren verschiedenste Schnittstellen in unserem Unternehmen nicht“, so der Manager und ergänzt: „Die Professionalität von horst höll hat uns überzeugt. Für uns ist es wichtig mit einem regionalen Partner langfristig zusammen zu arbeiten. Die Mitarbeiter von horst höll sind im Problemfall schnell vor Ort.“