horst höll Erfolgsstory

„Weg mit dem Papier, rein in SAP“
Hauraton digitalisiert Prozesse mit scan2data-Lösungen und Lexmark


Die Hauraton GmbH & Co. KG gehört zu den führendenden Herstellern von Entwässerungslösungen und Systemen zur Wasserreinigung und Versickerung. Gegründet 1956 in Rastatt, werden heute an weltweit Standorten mit insgesamt 350 Mitarbeitern Produkte für die Oberflächen-Entwässerung sowie zur Reinigung und Versickerung von Niederschlagswasser entwickelt, produziert und vertrieben.

Zu Beginn des Jahres 2014 entschloss sich Hauraton, die Zentrale in Rastatt sowie den Produktionsstandort in Ötigheim mit einer neuen Druckerlandschaft (i. S. v. Multifunktionsgeräten) auszurüsten. Im Mittelpunkt stand dabei die Einbindung der Multifunktionsgeräte in die internen Prozesse, wobei die Übergabe von Dokumenten an d.3 sowie SAP maßgeblich war.

Im Anschluss an die Datenaufnahme sowie die Analyse der Dokumentenprozesse durch die horst höll GmbH, dem Hardwarepartner des Unternehmens mit Sitz in Baden-Baden, folgte Hauraton dessen Empfehlung Zum Einsatz kamen Lexmark-Geräte in Kombination mit den Digitalisierungslösungen der plusnetworks – die scan2data GmbH mit Sitz in Berlin. Anhand des von Thomas Müller (Leiter IT & Organisation bei Hauraton) verfassten Lastenheftes begann im Mai 2013 die Entwicklung der individuellen, auf die Bedürfnisse von Hauraton angepassten Lösung durch plusnetworks.


Zentrales Anliegen war die Prozessunterstützung für die internen ERP-Prozesse, mit dem Ziel der Anreicherung der vorhandenen SAP-Belegdaten mit Dokumenten. Dabei sollten die betriebswirtschaftlichen KernprozesseAngebot und Auftrag (für den Bereich Vertrieb) Bestellung und Lieferschein (für den Bereich Materialwirtschaft)sowie innerhalb des CRM-Systems der komplette Sales-Prozess vom Lead bis zum Projekt abgebildet werden. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden in Papierform vorhandene Dokumente zwar eingescannt, dann jedoch erst einmal temporär zwischengespeichert, um sie nach manueller Nachbearbeitung ebenfalls manuell in SAP zuzuordnen. Ziel war es, diesen Prozess zu automatisieren. „Der Mehrwert für die Mitarbeiter liegt darin, dass die Dokumente nun direkt über die Multifunktionsgeräte zugeordnet werden können“, so Thomas Müller. So ist es auch nicht verwunderlich, dass die Lösung innerhalb kürzester Zeit einen hohen Akzeptanzgrad bei den Benutzern erreicht hat.

Kostenfaktor Ablage
Doch nicht nur die einzelnen Mitarbeiter, auch das Unternehmen als solches profitiert von der neuen Lösung. Erfolgte die Ablage bisher zentral in regelmäßigen Abständen durch eigens dafür angestellte Aushilfen, so wurde der Ablageprozess nun dezentralisiert und wird zeitnah durch den einzelnen Mitarbeiter durchgeführt. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass die Pap erablage in einzelnen Bereichen komplett entfällt, sondern die jeweiligen Informationen stehen auch allen Mitarbeitern unmittelbar zur Verfügung; das Suchen und Finden von Informationen vereinfacht sich dadurch erheblich. Hinzu kommt aus unternehmerischer Sicht, dass sich die Lösung innerhalb kürzester Zeit amortisiert hat, da die Kosten überschaubar waren und die horst höll GmbH mit einem wirtschaftlichen, flexiblen Finanzierungsmodell hierzu einen wesentlichen Beitrag leistete.

Intensive Zusammenarbeit
Sehr zufrieden war man bei Hauraton auch mit dem direkten Herstellerkontakt zu plusnetworks. „Aufgrund des von uns vorgesehenen generischen Ansatzes war die Umsetzung gar nicht so einfach“, so Thomas Müller. Die Zusammenarbeit mit dem Berliner Hersteller hat er als sehr intensiv empfunden, so sei es plusnetworks gelungen, das umfangreiche Projekt, mit hohen Anforderungen seitens Hauraton, sehr erfolgreich umzusetzen. „Das Ergebnis spricht für sich“ meint Thomas Müller.

Generische Lösung
Die Lösung wurde so aufgebaut, dass Hauraton den Aufbau am Display des Multifunktionsgeräts mittels seiner Datenbanken selbst beeinflussen kann. Für die Archivierung zusätzlich benötigte Informationen werden teilweise direkt am Gerät abgefragt und dann durch die Lösung mit an SAP übergeben. Aufgrund des generischen Ansatzes ist es dem Unternehmen möglich, weitere Dokumente bzw. Prozesse ohne Hilfe von plusnetworks hinzuzufügen. Diese müssen lediglich innerhalb des DMS angepasst (customized) werden und stehen dann am Multifunktionsgerät zur Verfügung.

„Die Lösung ist im Betrieb komplett problemlos“ so Thomas Müller abschließend, „und die Flexibilität und Agilität, mit der plusnetworks in der Umsetzung auf unsere Wünsche eingegangen ist, war wirklich einzigartig.“

plusnetworks – die scan2data GmbH
Seit mehr als 10 Jahren ist plusnetworks der kompetente Ansprechpartner rund um Digitalisierungslösungen für Banken, Industrieunternehmen und den öffentlichen Dienst. Dabei legt das Unternehmen Wert darauf, dass sich die Lösung den Bedürfnissen des jeweiligen Kunden anpasst und nicht (wie es bei vielen Softwarelösungen der Fall ist) die Prozesse des Kunden an die Lösung adaptiert werden müssen.

Weitere Informationen: www.scannenlernen.de