Data Capture Lösung von horst höll

Data Capture

Der Einsatz von Data Capture verbessert Angebotsprozess

Das Angebot ist im kaufmännischen Bereich ein wichtiger Teil des Beschaffungsvorgangs und nicht wegzudenken. Grundsätzlich ist die Angebotserstellung auch heute noch größtenteils papierbasiert. Wenn dann noch manuelle Ergänzungen und Besonderheiten wie unterschiedliche Seitenzahlen oder Vorabzüge hinzukommen, wird eine erfolgreiche, nachträgliche digitale Angebots-Archivierung sehr schnell sehr kompliziert, zeitaufwendig und kostspielig.


Angebote mit Data Capture rasch digital erfassen

Mithilfe von Data Capture (=Datenerfassung) ist es möglich geschriebenen Angebote inklusive Anmerkungen bzw. Ergänzungen automatisiert in digitale Archive abzulegen. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Seiten das jeweilige Angebot hat, denn mit Stapelverarbeitung und entsprechenden Trennseiten können alle Angebote richtig getrennt voneinander archiviert werden. Die anschließende gewünschte Namensgebung der Angebots-Scans wird dann anhand der Angebotsnummer durchgeführt. Im letzten Schritt erfolgt die automatisierte Archivierung. Anhand Angebotsnummer richtig abgelegt im jeweiligen Ordner für den entsprechenden Monat und das Jahr.


Automatisierte Verarbeitung

Ein wichtiger Teil der eingesetzten Data Capturing Lösung ist die automatische Texterkennung. Mithilfe von Volltext OCR können Text und Bilder so voneinander getrennt werden, dass der Text in einem Format zur Verfügung steht, der weiter genutzt werden kann. Je nach Bedarf ist die Texterkennung nicht nur für das gesamte Dokument möglich, sondern kann auch auf bestimmte Bereiche begrenzt werden. Aus denen können dann gezielt Metadaten auf Basis von regulären Ausdrücken extrahiert werden. Die gescannten Dokumente werden später in den jeweiligen Archiven abgelegt, wobei die Parameter für Dateiname bzw. der Pfad individuell erstellt werden können. Der Auftraggeber wird während des Prozesses auf dem Laufenden gehalten und erhält beispielsweise Statusberichte sowie Links zu den Dokumenten bzw. Metadaten oder Fehlerberichte via E-Mail.


Data Capturing - Das sind die Vorteile für Unternehmen

Trotz fortschreitender Digitalisierung ist das Papier bei der Angebotslegung nicht wegzudenken. Die automatische Erfassung von Angeboten in Archiven erleichtert Unternehmen jedoch nicht nur die Langzeitspeicherung, sondern sorgt auch dafür, dass ihre Angebotsdaten vollständig digital und auffindbar vorliegen. Ein weiterer Vorteil der eingesetzten Data Capturing-Lösung ist, dass keine manuelle Nachbearbeitung mehr notwendig ist und die Angebote inklusive Abzüge und Ergänzungen vollständig in digitaler Form vorliegt.

Sie möchten mehr zu unseren Data Capturing Lösungen erfahren?

  • Ansprechpartner:

  • Martin Heite

  • Senior Projektmanagement & Consulting

  • E-Mail: m.heite@hoell.de

  • Tel.: 07221 9556-82

Data Capture Data Capture

Weitere Dokumentenlösungen