DAS PAPIERLOSE BÜRO IST KEINE UTOPIE

Wir verbringen ungefähr zwei Drittel der Arbeitszeit mit der Bearbeitung der Dokumente. Rund 30 - 40% davon entfallen allein auf die Suche nach den gewünschten Informationen. Wichtige Dokumente lassen sich oft gar nicht mehr auffinden.

höll-DMS
Dokumentenmanagement für den Mittelstand

Die wichtigste Grundlage Ihrer Entscheidungen sind die in Ihrem mittelständischen Unternehmen vorhandenen Informationen, E-Mails, Rechnungen, Briefe, Konstruktionspläne oder weitere Dokumente – vieles wird von Ihren Mitarbeitern schon in elektronischer Form erstellt und aufbewahrt. Reicht das aber wirklich aus?
Noch immer werden diese Informationen an verschiedenen Stellen aufbewahrt. Das macht das Wiederfinden zeitaufwändig, Zeit, die Ihre Mitarbeiter eigentlich für sinnvollere Tätigkeiten einsetzen sollten. Oftmals sind notwendige Informationen nur unvollständig in die Geschäftsprozesse eingebunden. Diese werden dadurch gebremst, die Zusammenarbeit behindert, wichtige Entscheidungen verzögert…

Nur wenn alle Informationen zu einem Geschäftsprozess zusammengeführt werden und arbeitsplatzunabhängig allen berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen, können Vorgänge noch effizienter bearbeitet werden. Durch eine zentrale Aufbewahrung und Verwaltung sind diese Informationen und Dokumente schnell zur Hand und können sinnvoll gefiltert, gezielt verteilt, koordiniert bearbeitet und sicher in Ihrem Unternehmen archiviert werden.

Die vollständige Einbindung des gesamten Unternehmenswissens in Ihre Geschäftsprozesse wird sicher gewährleistet. Ihre Kosten werden drastisch gesenkt, der Service und die Auskunftsfähigkeit gegenüber Ihren Kunden deutlich verbessert und damit Ihre Wettbewerbsfähigkeit ggü anderen Mittelständlern deutlich erhöht. Und das auch noch kinderleicht.



Das bietet höll-Dokumentenmanagement:



Kostenersparnis

Durch effektives Dokumentenmanagement

Einfach

Einfache Implementierung in bestehende Systeme, ohne zusätzlichen Programmierungsaufwand

Zeitgewinn

Durch verbesserte und schnellere Prozesse

Schnelle Dokumentenbearbeitung

Optimierte Workflowprozesse mit dem integrierten pdf-Editor

Kinderleichte Suche

Dank intelligenter Suchfunktion

E-Mail-Archivierung

Für alle gängigen Programme wie Outlook und Tobit David

Referenzen:




Unsere DMS Entwicklungsschmiede...

höll-DMS ist ein Produkt der Fa. SETRONIC. Seit 2003 entwickelt SETRONIC professionelle Dokumenten-managementlösungen. Die Fa. höll ist einer der leistungsstärksten Partner und wurde mit dem Status „Solution Developer Gold“ ausgezeichnet.


Branche: Transport Logistik

Herausforderung

  • 300 Warensendungen pro Tag mit jeweils 3 Blatt Papier
  • Alle Belege werden in Tourentaschen gesammelt
  • Viele Speditionsaufträge; Jede Tourentasche besitzt einen Fahrauftrag
  • Zu jedem Speditionsauftrag kann ein Lieferschein vorliegen
  • Pro Tag werden bis zu 10 Recherchen nach Tourendokumenten durchgeführt
  • Zusätzliche Anfragen per Mail und Fax

Lösung

  • DMS Professional. Alle zu einer Tourentasche gehörenden Dokumente werden in einer elektronischen Sammelmappe abgelegt
  • Dokumente werden per Scanner oder direkt über einen Druck in die Mappe übergeben und digitalisiert; die Verschlagwortung erfolgt automatisch und rechtssicher aus dem Speditionssystem
  • Es kann nach einzelnen Dokumenten aus den Tourentaschen gesucht werden und die Tourenmappen können in einen Prozess eingebunden werden

Nutzen

  • Die langwierige Suche nach Dokumenten entfällt. Kunden werden bei Rückfragen schneller bedient, wodurch die Sachbearbeiter wieder mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben
  • Ladelisten und Rechnungen werden revisionssicher archiviert, automatisch verschlagwortet und den entsprechenden Vorgängen per Workfl ow zugeordnet
  • Zeitersparnis bei internen Abläufen 40 % bis 60 %
  • Schnellere Auskunftsmöglichkeit gegenüber Kunden
  • Meist sofort am Telefon durch Recherchemöglichkeit im höll DMS System

Branche: Maschinen- Anlagenbau

Herausforderung

  • Archivlösung, die auch internationale Schriftzeichen lesen kann (auch chinesisch)
  • Der Zugriff auf die Belege sollte von jedem Arbeitsplatz möglich sein auch von externen Arbeitsplätzen
  • Die Dokumente sollen Projekten / Projektmappen zugeordnet werden können, damit eine reibungslose Nachverfolgung der Projekte und Recherche der einzelnen Dokumente möglich ist möglich

Lösung

  • höll DMS Professional mit ERP Anbindung
  • E-Mail-Archivierung
  • Workflow-Modul (Prozessmanagement)
  • Projektmappen
  • OCR Volltexterkennung (auch mehrsprachig)
  • Posteingang / Rechnungseingang über Belegerkennung

Nutzen

  • Dokumente sind über das Recherche-Modul sofort auffindbar
  • Transparente Prozesse durch das höll DMS Workflow-Modul
  • Das Unternehmenswissen wird zentral auch für die externen Mitarbeiter gebündelt

Branche: Großhandel

Herausforderung

  • Rechnungsmanagement
  • ERP-Anbindung
  • Automatische Belegerfassung
  • Revisionssichere Archivierung

Lösung

  • höll DMS Professional mit ERP Schnittstelle
  • Scanner Erfassung der Eingangsrechnungen und automatische Adresserkennung
  • Automatischer Start: Rechnungsprüfung
  • Worflowprozess

Nutzen

  • Automatische Archivierung der Rechnungen, ohne die etablierte papierbasierte Rechnungsbearbeitung verändern zu müssen
  • Die Mitarbeiter können ihre bisherige Arbeitsweise beibehalten, jedoch papierlos
  • 60% Zeitersparnis

Branche: Auto-Service Wirtschaftsverband

  • Hohe Portokosten
  • Zeitintensive Erfassung Rechnungen / Lieferscheine / Bestellungen
  • E-Mail Archivierung

Lösung

  • höll DMS Professional mit E-Mail Archivierung und Prozesssteuerung
  • Automatische Belegerkennung

Nutzen

  • 85% Zeitersparnis durch Adresserkennung Zuweisung der Belege automatisch
  • 60% Prozesskosten Einsparung
  • 95% E-Mail-Server Entlastung


höll business breakfast Thema: IT by horst höll: "DMS+ - Ihr Weg in Zukunft"

Dienstag, 14. Juni 2016 | 08.30 Uhr - 11.30 Uhr | In den Tagungsräumen der GEROLDSAUER MÜHLE in 76534 Baden-Baden



Analyse IST Zustand HPA
höll Paperanalyse

Unser und Ihr Instrument zur Wirtschaftlichkeitsberechnung eines Dokumentenmanagementsystems

Es ist viel zu teuer kein DMS zu haben!
Investitionen in ein DMS-System amortisieren sich im Durchschnitt nach ca. 1-2 Jahren. Die manuelle Verarbeitung einer einzigen Papier-Rechnung kostet Sie unter dem Strich 20,00 € mehr als eine elektronische. Die Gesamt-Durchlaufzeit eines Papier-Dokumentes ist um volle 23 Tage höher.

Die Marktforschung der Gartner Group veranschlagt einen Produktivitätsverlust durch veraltetes Dokumen-tennanagement von über 30%.

  • Das Suchen und Warten auf Informationen kostet 10 - 40% des Arbeitstages.
  • Die Kosten eines Papierarchivs sind zu 97% Personalkosten.
  • 3% aller Akten gehen verloren. Die Wiederherstellung / Wiederbeschaffung von Dokumenten wird mit bis zu 100,00€ pro Dokument veranschlagt.

HPA Inhalte & Ergebnis

Inhalte:
• Darstellung IST Dokumentenlogistik
• Aufschlüsselung Zeitersparungen
• Auflistung aktuellen Platzbedarf Dokumentenablage
• Aufzeigen von Ressourceneinsparungen und Prozessoptimierungen
Darstellung der einzelnen Kostenpositionen

Ergebnis:
• Return on Investment
• Wirtschaftliche Aufstellung aller Einsparungen
• Verringerung von Prozesszeiten

Beispielergebnis der höll Paperanalyse


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Selbstverständlich stehen wir Ihnen für ein persönliches Gespräch gerne zur Verfügung.

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